Slimmer deelnemers aanmelden bij events: zó bespaar je uren werk

Bij het organiseren van een evenement komt heel wat kijken. De locatie, de sprekers, het programma – daar denk je vast meteen aan. Eén onderdeel wordt vaak onderschat: het aanmelden van deelnemers. Veel organisaties doen dit nog handmatig via e-mail en houden Excel-lijstjes bij. Efficiënt? Niet bepaald. Gelukkig kan het ook anders. Slimmer. Automatischer. En vooral: veel tijdbesparender.

Van chaos naar controle

Stel je even voor: voor elk event stroomt je mailbox vol met losse aanmeldingen. Je kopieert gegevens naar een Excelbestand, stuurt bevestigingen terug, verwerkt afmeldingen, past lijsten aan. En bij de volgende wijziging begint het weer van voren af aan. Het lijkt misschien overzichtelijk zolang het bij tien deelnemers blijft, maar bij grotere aantallen wordt het al snel een tijdrovend en foutgevoelig proces. Helemaal als je ook deelsessies organiseert waarbij mensen zich kunnen aanmelden voor diverse programma-onderdelen.

Wat als dit allemaal automatisch ging?

Gelukkig zijn er oplossingen die je dit proces besparen. Ware Communicatie ontzorgt met een automatisch registratiesysteem. Deelnemers melden zichzelf aan via een link, hun gegevens worden automatisch opgeslagen én ze krijgen direct een bevestiging. Afmelden of wijzigingen? Geen probleem – het systeem doet het voor je. En jij? Jij hoeft alleen nog maar toe te kijken hoe je deelnemerslijst vanzelf wordt gevuld. Bovendien kun je bij deelsessies het maximum aantal deelnemers vooraf bepalen, zodat ook dit zich vanzelf vult.

Tientallen uren tijdwinst

Maar hoeveel tijd scheelt dat dan écht? Laten we rekenen. Stel je hebt 100 aanmeldingen. Een handmatige verwerking via e-mail kost al snel 5 minuten per persoon (mail lezen, gegevens noteren, lijst bijwerken, bevestiging sturen). Dat betekent ruim 8 uur werk per event. Voeg daar 8 uur voor het maken en versturen van uitnodigingen aan toe, plus 8 uur voor het opstellen van het programma en verwerken van wijzigingen. Tot slot kost het maken van een registratielijst en badges nog eens zo’n 6 uur. Alles bij elkaar ben je al snel 30 uur kwijt, zelfs als je efficiënt werkt.

Gebruik je een geautomatiseerd systeem? Dan ben je met een goede voorbereiding en het aanleveren van praktische- en programma-informatie, deelnemerslijst en huisstijlelementen ongeveer 8 uur kwijt, tegenover 30 uur handmatig werk. Dat betekent minstens 22 uur tijdwinst. En eerlijk is eerlijk: die uren besteed je toch liever aan het finetunen van het programma of het bedenken van een toffe openingsact?

Slim, professioneel én persoonlijk

Een goed systeem zorgt voor rust, overzicht en een vlekkeloze registratie. Het is gebruiksvriendelijk voor jou én voor je deelnemers. Daarnaast zijn er nog meer voordelen:

Het ziet het er professioneel uit.
Alles is AVG-proof geregeld.
Duidelijke deelnemerslijsten
Groepsindeling op maat
Gepersonaliseerde bevestiging
Zo komt niemand voor verrassingen te staan.

Conclusie: werk slimmer, niet harder

Bij Ware helpen we organisaties regelmatig met (online) events. Daarbij kijken we niet alleen naar het creatieve concept of de inhoud, maar juist ook naar slimme processen eromheen. En deelnemersregistratie is er zo één. Door dit proces te automatiseren, bespaar je tijd, voorkom je stress en houd je ruimte over voor waar het echt om draait: het organiseren van een inspirerend evenement.

Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Wij denken graag met je mee.